Etusivu > Miten toimii? > Työvuorosuunnittelu
Työvuorolistojen laatiminen ja keikkojen buukkaaminen
Tuntinetti tarjoaa helppokäyttöiset työkalut manuaaliseen tai automaattiseen työvuorosuunnitteluun. Säännölliset työvuorot voi laatia taulukkoon hyödyntämällä Tuntinetin malliviikko- ja mallijaksojärjestelmää, jossa järjestelmä auttaa listan laatijaa ehdottamalla vuoroja suunnitellun miehitystarpeen mukaisesti. Automatisoitu työvuorosuunnittelu mahdollistaa, että työvuorolistan voi laatia myös täysin automaattisesti, jolloin ohjelma täydentää vuorot. Työvuorojen suunnittelussa pyöritetään keskimäärin 10 % yrityksen liikevaihdosta. Perinteisin keinoin on haastavaa ja aikaa vievää onnistua vuorojen suunnittelussa jatkuvasti tehokkaimmalla mahdollisella tavalla. Tuntinetti huomioi työvuorojen suunnittelussa työehtosopimusten joustot, erikoissesongit sekä työntekijäkohtaiset toiveet. Automatisointi siis varmistaa, että kaikki oleellinen tieto on otettu huomioon, ja inhimillisten virheiden riski pienenee. Suunnittelun automatisointi tuo yritykselle merkittäviä kustannussäästöjä.
Epäsäännöllisempää keikkatyötä tekevät yritykset hyötyvät enemmän Tuntinetiin buukkauskalenterista ja buukkausmuistiosta, joiden avulla voi jakaa työntekijöille yksittäisiä työkeikkoja eri kohteisiin.
Mihin työvuorolistoja käytetään?
Työvuorolista on tarkoitettu vuorosuunnittelijan päivittäiseksi työvälineeksi. Työvuorolista on näyttö, jolla vuoropäällikkö voi suunnitella työvuorot pidemmillekin työaikajaksoille. Tuntinetti tarkistaa ja ohjaa vuorosuunnittelijaa niin, että kaikissa tehtävissä ja työkohteissa on tarvittava miehitys. Tuntinetti tarkistaa myös, onko kaikilla työntekijöillä optimaaliset työvuorot ja täyttyvätkö työaikalain ja työehtosopimuksen määräykset. Tuntinetti näyttää kunkin työntekijän juoksevat työaikasaldot sekä työajanseurantakohteiden päiväkohtaiset vuorovahvuudet. Valmiit työvuorolistat ovat työntekijöiden nähtävissä Tuntinetissä ja niistä saadaan selkeät tulosteet. Silloin kun toteutunut työaika poikkeaa suunnitellusta, työntekijä tai vuoropäällikkö voi päivittää toteutuneen työajan järjestelmään. TES-tulkintojen avulla työvuorojen työaikatiedot saadaan palkanlaskentaa varten valmiina palkkalajierittelyinä.
Miten laadin työvuorolistan?
Työvuorolistoja voi laatia joko perinteisesti käsin tai automaattisesti. Jos haluat laatia listan käsin, siirry Työvuorot-välilehdelle ja valitse sivu "Laadi työvuorolistoja". Aloita valitsemalla kausi, työajanseurantakohde ja asiakas. Syötä sen jälkeen työvuorot alle avautuvaan taulukkoon.
Voit laatia työvuorot myös miehitysaikataulua apuna käyttäen, jolloin myös työvuoroautomaatin käyttö on mahdollista. Miehitysaikataulun laatiminen edellyttää vähintään yhden malliviikon ja -kauden luomista. Aloita luomalla malliviikko "Malliviikot"-sivulla ja siirry sitten koostamaan mallijakso "Mallijaksot"-sivulla. Tee sen jälkeen mallijaksostasi miehitysaikataulu asettamalla sille alkamispäivä "Miehitysaikataulut"-sivulla. Siirry lopuksi "Laadi työvuorolistoja" -sivulle ja valitse oikea kausi. Miehitysaikataulu näyttää kunkin päivän miehitystarpeen, jolloin työvuorot voi täyttää sen perusteella. Voit myös käyttää "Täydennä työvuorot automaattisesti" -toimintoa, jolloin ohjelma täydentää vuorot itse miehitysaikataulun mukaan. Työehtosopimuksen määräykset ja työntekijän mahdolliset omat työaikatoiveet otetaan tällöin myös huomioon. Voit tehdä automaattisesti laadittuun työvuorolistaan vielä muutoksia käsin.
Mitä hyötyä on työvuoroaikatauluista?
Työvuorolisoilla voit määritellä työvoimatarpeen etukäteen silloinkin, kun et tiedä, kuka työntekijöistä on milloinkin käytettävissä. Työvuorolistoja laadittaessa ohjelma näyttää aina, mikä on sunniteltujen työvuorojen ja hyväksyttyjen työvuorojen välinen erotus. Työvoiman riittävän saannin varmistaminen helpottuu, kun ajantasaisia työvuoroja voi verrata suunniteltuihin työvuoroihin. Työvuorojen laatimisen jälkeen on mahdollista hyödyntää myös Tuntinetin automaattista työvuorosuunnittelua, jossa ohjelma täydentää vuorot automaattisesti aikataulun pohjalta. Säännöllisiin työvuoroihin voi tehdä tapauskohtaisia muutoksia ajanvarauksen avulla.
Miten laadin säännöllisen tai sesonkikohtaisen työvuoron?
Työvuoroja laaditaan malliviikkojen tai -viikkojen avulla. Malliviikko on suunnitelma, jossa on viikon mallityövuorot esimerkiksi aukioloaikojen tai muun hyväksi havaitun periatteen nojalla. Voit laatia malliviikon tai useita malliviikkoja Työvuorot-välilehdellä, "Malliviikot"-sivulla. Työntekijät voi nimetä malliviikkoon valmiiksi tai nimet voi jättää avoimiksi. Malliviikoista muodostetaan tämän jälkeen mallijakso "Mallijaksot"-sivulla. Tämä tapahtuu määrittelemällä, miten luodut malliviikot jaksoon sijoittuvat. Mallijaksosta voi lopuksi tehdä työkohteen miehitysaikataulun asettamalla sille voimaanastumispäivän "Miehitysaikataulut"-sivulla.
Mihin tarvitsen Tuntinetin ajanvarausta?
Tuntinetin ajanvarausta voi käyttää toistuvien vuorojen tukena yksittäisten vuorojen lisäämiseen tai poistamiseen. Jos liiketoimintanne perustuu kokonaan satunnaisten vuorojen hoitamiseen, ajanvarauksen avulla voi laatia myös kaikki vuorot. Kalenterin kautta voitte ottaa vastaan asiakastilaukset ja valvoa, että vuorot tulevat asianmukaisesti hoidetuiksi, jolloin ne näkyvät sekä laskulla että palkanlaskennassa.
Miten merkitsen ajanvarauksen ja jaan vuoron työntekijälle?
Siirry kohtaan "Ajanvaraus" ja valitse haluamasi työkohde ja sijainti. Voit merkitä työkeikan kellonaikoina haluamasi päivämäärän kohdalle, esim. "ti 15.12. klo 14:30-16:30". Tämän jälkeen voit myös valita vuorolle työntekijän vieressä olevan "Esittely ja varaus" -toiminnon avulla.
Mitä hyötyä on buukkausmuistiosta?
Buukkausmuistiota voi käyttää perinteisen muistion tapaan työvuorosuunnittelun tukena. Muistio mahdollistaa kaikkien tietyllä aikavälillä olevien työkeikkojen tarkastelun samassa näkymässä, ja samaan näkymään voi merkitä buukkauksia eri kohteille. Toisin kuin buukkauskalenterissa, useiden eri työkohteiden keikkoja voi myös merkitä joustavasti samaan sarakkeeseen. Tämä soveltuu erityisesti yrityksille, joilla on suuri määrä vaihtuvia työkohteita.
Miten käytän buukkausmuistiota?
Siirry Työvuorot-välilehden "Buukkausmuistio"-sivulle ja valitse kausi tai aikaväli kalenterista. Buukkausmuistio toimii perinteisen muistion tapaan, eli voit kirjata samaan taulukkoon buukkauksia kaikkiin eri työkohteisiin. Lisää taulukkoon haluamaasi sarakkeeseen tarvittava työkohde pudotusvalikosta. Tämän jälkeen voit lisätä työkohteen alla oleville päiville buukkauksia kyseiseen kohteeseen syöttämällä kunkin buukkauksen kellonajat ja valitsemalla työntekijät valikosta. Työkohteen nimi toimii siis muistiossa otsikkona ja itse buukkaukset lisätään se alle. Taulukon sarakkeita voi lisätä ja poistaa tarpeen mukaan.
