Toimivan työajanseurannan lähtökohtana ovat työelämän tarpeet

PosiVire Oy on ensimmäinen ns. sosiaalinen yritys, jonka tehtävänä on palkata työmarkkinoilta heikosti työllistyviä henkilöitä hoiva-alalle. PosiVire on lisäksi ensimmäinen sosiaalinen yritys Euroopassa, jonka toimintajärjestelmälle on myönnetty ISO 9001- sertifikaatti. Sertifikaatti myönnettiin 28.5.2010 eli reilu vuosi yrityksen toiminnan käynnistymisen jälkeen. 23.8.2010 HUS:n hallituksen ja 6.9.2010 Helsingin kaupunginhallituksen tekemillä päätöksellä HUS tuli mukaan PosiVire Oy:n osakkaaksi.

PosiViressä uudistuksiin päädyttiin vuosi sitten aloitettaessa vaikeavammaisten avustajapalvelun, jonka työntekijöiden työajat ja -suhteet vaihtelevat huomattavasti.

Toimitusjohtaja Sirpa Eklund kertoo, että ideana oli yhtenäistää kerralla koko 50 työntekijän yrityksen järjestelmät työajanseurannasta ja työvuorosuunnittelusta palkkojen laskemiseen ja laskutukseen. Tavoite on toteutunut ja yhteistyö Tuntinetin kanssa sujunut hyvin:

• Olemme saaneet tarvittaessa apua, ja kuuntelualttius on ollut kiitettävää. Toivomamme parannukset on tehty nopeasti.

Tuntinetin toimitusjohtaja Martin Makundi kertoo järjestelmän työvuorosuunnittelu-sovelluksen uudistuneen tänä keväänä ja kehitystyön yhä jatkuvan. Samalla asiakkaissa on koko ajan enemmän hoitoalalla toimivia. Jo noin 500 terveydenhuoltoalan työntekijää käyttää Tuntinettiä.

• Tuntinetti soveltuu hoiva- ja terveydenhuoltoalalla niin osasto- ja huonekohtaiseen työvuorosuunnitteluun kuin kentällä hajallaan tehtävien vuorojen suunnittelemiseen. Tehokkaalla tuotannonohjauksella varmistetaan, että työntekijät pystyvät mahdollisimman keskeytymättömästi tekemään enemmän omaan ammattiosaamisensa kuuluvia toimenpiteitä. Asiakkaalle voidaan tehdä yhdellä käynnillä kaikki toimenpiteet jotka kuuluvat tuotevalikoimaan. Työntekijälle tämä tarkoittaa mielenkiintoista ja kokonaisvaltaista työrupeamaa ja mahdollisen tulospalkkauksen myötä korkeampaa ansainnan tasoa kuin muualla, koska työn tuottavuus on korkeampi.

Ketterä ja jatkuva kehitystyö menestyksen takana

Tuntinetti kuuntelee jatkuvasti asiakkaitaan kehittäessään palveluaan. Yksi Tuntinetin asiakkaista on henkilöstöpalveluyritys StaffCom Oy, joka tarjoaa myös palkanlaskentapalveluja. Niistä vastaava Kari Heikkilä kiittää Tuntinetiltä perustamisvaiheessa saamaansa tukea hyväksi ja toteaa järjestelmän sovelluskehityksen olleen ripeää.

• Olemme kokeneet, että me olemme olleet asiakkaana merkittävässä roolissa tässä kehitystyössä.

StaffCom käyttää Tuntinetin ohjelmistoa niin omien kuin asiakkaittensa palkkojen laskemiseen. Heikkilän mukaan järjestelmän vahvuuksia ovat joustavuus ja yhdistettävyys muihin ohjelmistoihin.

• Olen ollut kymmenen vuota tekemisissä toiminnanohjausjärjestelmien kanssa, ja Tuntinetti on näppärintä, mitä olen nähnyt.

PolarPro Henkilöstöratkaisut Oy

PolarPro tuottaa henkilöstöratkaisuja vaativiin työvoimatarpeisiin. Se tarjoaa kustannustehokkaimman ratkaisun yrityksille, jotka kärsivät henkilöstöpulasta. PolarPro hoitaa ongelman pysyvästi ja mahdollistaa yritysten kasvun täyteen asiakaspotentiaaliinsa. PolarPron pääliiketoiminta ovat henkilöstövuokraus, rekrytointi, suorahaut ja ulkoistuspalvelut.

"Tämä puuhastelu loppuu nyt", komensi PolarPron Pauli Autto elokuun 2009 alussa, kun faksilla lähetetty tuntilappu juuttui koneeseen ja ruttaantui kelvottomaksi. "Miten voimme mahdollistaa asiakkaidemme kasvun täyteen potentiaaliinsa jos turaamme museotyökaluilla käsitöinä tunteja paperilapuilta Excel-taulukoihin?", tuskaili Autto. "Kerromme verkkosivuillamme olevamme uusi suomalainen henkilöstöresurssien ongelmien ratkaisija, joten työvälideinemme on tuettava tavoitteitamme."

Kuka täyttää kolmetoista vaatimusta?

Autto latoi elokuussa 2009 pöytään kolmetoista vaatimusta hyvästä ja yksinkertaisesta tuntiseurannasta. Auton päässä kummittelivat työläät tarjouspyyntökierrokset, investointipäätökset, takaisinmaksulaskelmat ja viikkoja kestävä it-projekti. Nopeasti muuttuvassa henkilöstövuokrausbisneksessä hyväkin ratkaisu voi vanheta yllättävän nopeasti. Oli löydettävä toimittaja, joka pystyy vastaamaan muutoksiin ilman tarpeettomia viiveitä. Perinteiset it-dinosaurukset eivät tulleet kuuloonkaan.

Tuntinetti vaikutti

"Löysimme Tuntinetin verkkosivut helposti. Kun olimme tehneet verkossa Tuntinetin työajanseurannan tehokkuuden pikatestin, tiesimme että papereita ruttaava faksimme ja kaksi kertaa kuukaudessa tehtävä Excel-naputtelu kaatuvat jossain vaiheessa niskaamme. Työntekijöiden määrän kasvun myötä käsin tehdyt virheet lisääntyvät ja asiakkaamme laskuihin tulee virheitä", kertoo Autto. "Emme voi väittää tarjoavamme asiakkaillemme uutta innovatiivista toimintamallia ja täydellistä palvelua, jos laskutuksessa on virheitä."

Faksi vaihtui Tuntinettiin

Autto helpotti vuokrattujen työntekijöiden ja oman firmansa töitä lokakuun viimeisellä viikolla. Silloin mattimyöhäisetkin oli liitetty Tuntinetin työajanseurantaan. Kaikilla työntekijöillä on Tuntinetissä oma profiili, jossa on muun muassa noudatettava työehtosopimus, oletuspalkkakausi, asiakasyritys ja jopa tulostettava työsopimuslomake! Työntekijä kirjaa tuntinsa joko verkkoselaimella tai matkapuhelimella. Kun esimies on tarkistanut tunnit, hän siirtää ne asiakkaan hyväksyttäväksi ja sen jälkeen palkanlaskentaan sekä asiakkaan laskulle. "Joka toisena perjantaina ollut faksipäivystys siirtyi historiaan ja me vapautimme resursseja tärkeämpiin töihin. Työntekijämme kiittelivät henkilökohtaisesti loistavasta päätöksestä", summaa Autto.

Ratkaisulla saavutetaan jopa 40 000 euron säästöt vuodessa 100 vuokrattua työntekijää kohden.

Ansiotyölaskuri - Tuntinetti -tuoteperheen uusin tulokas

Ansiotyölaskuri on Tuntinetin Erityistoimihenkilöt ET ry:lle tilaustyönä kehittämä nettisovellus, jolla käyttäjä voi helposti tarkistaa omat työaikalain mukaiset ylityökorvauksensa. ET ry:n edustamilla aloilla työsuhteen määräykset tulevat pääsääntöisesti työlainsäädännöstä, eivätkä alakohtaisista työehtosopimuksista. Sovellus on saanut kiitosta helppokäyttöisyydestään ja nopeasta toimitusajastaan, ja se julkistettiin virallisesti ET ry:n tETra-jäsenlehden numerossa 2/2010.

ET ry:n puheenjohtaja Seija Pyökeri kertoo päätöksestä seuraavasti: "Eri tilaisuuksissa totesimme, että ylitöiden laskeminen oli vaikeaa työpaikoilla ja päädyimme tilaamaan Tuntinetiltä ansiotyölaskurin jäsenistömme käyttöön. Laskurin avulla toivomme, että jäsenemme saavat tekemistään ylitöistä lain säätämän korvauksen." Hallituksen varsinainen jäsen Anna Vuorisalo lisää, että sovellus "toimii vallan hyvin ja on varsin hyödyllinen."

Ansiolaskuri on myös osa suurempaa kokonaisuutta - vastaava ratkaisu on sisäänrakennettu Tuntinetti-työajanseurantaohjelmaan. Ansiolaskuri on mutkaton tapa tarkistaa, kuinka paljon ylitöistä tulisi maksaa lain mukaan. Tuntinetti-työajanseurannassa tämä ominaisuus on yhdistetty TES-tulkintaan ja automaattiseen palkanlaskentaan. Yhteistyössä ne laskevat ylityökorvaukset myös toimialakohtaisesti.

Ansiolaskuri ja Tuntinetti ovat vain pari esimerkkiä automaattisen TES-tulkinnan mahdollistamista ratkaisuista, jotka toimivat sekä yhdessä että itsenäisesti. Laadimme näistä rakennuspalikoista juuri asiakkaidemme tarpeita vastaavat sovellukset, jotka voidaan tarvittaessa istuttaa miltei mihin tahansa ulkoiseen ohjelmistoon.

Ansiolaskuri näyttää, kuinka yksi Tuntinetin useista rattaista toimii. Työaikalaki muuttuu äkkiseltään luettuna helposti pykäläviidakoksi, ja työajan kirjaaminen on käsityönä aikaavievää ja usein haastavaa. Tuntinetti ymmärtää työaikalakia Ansiolaskurin kaltaisten ratkaisujen kautta - jotka on kaikki hitsattu saumattomasti yhteen.

Erityistoimihenkilöt ET ry on yksi STTK:laisen Erityisalojen Toimihenkilöliitto ERTOn kuudesta jäsenyhdistyksestä. Yhdistykseen kuuluu yksityisen palvelusektorin pienillä työpaikoilla työskenteleviä jäseniä.

Tuntinetin asiakkailla työnajanseurannan on taivuttava moneen

Nykypäivän työajanseuranta-, työvuorosuunnittelu-, palkanlaskenta- ja rekrytointiratkaisujen tulee tuottaa sekä kustannus- että liiketoimintaetuja. Kuten Tuntinetin asiakkaat osoittavat, tämän päivän työajanseurantaratkaisujen tulee olla joustavia, skaalautuvia ja modulaarisia siten, että niiden kapasiteetti riittää suoriutumaan myös tulevaisuuden liiketoiminnan vaatimuksista.

Viime keväänä Kalliolan Kannatusyhdistyksessä päätettiin uudistaa työajanseuranta.

• Tarvitsimme todella systeemiä, jolla saisimme kerättyä sähköisesti kaikkien työntekijöiden tiedot yhteen paikkaan, talouspäällikkö Tuija Lankinen kertoo.

Työajan seurannasta oli tullut aivan liian hankalaa yhdistyksessä, jonka parisataa vakituista työntekijää toimivat monissa eri tehtävissä opetuksesta sosiaalityöhön ja monin eri työehtosopimuksin. Nyt Tuntinetin työajanseurantajärjestelmää käyttää 50 työntekijää ja työvuorosuunnittelu-sovellus on koekäytössä.

• Kun siirrytään manuaalisesta järjestelmästä sähköiseen, työntekijöiden antamien tietojen pitää olla täsmälleen oikein. Paperilappuselitykset eivät enää käy, Lankinen kuvaa muutosta, jossa käytäntöjen yhdenmukaistaminen on ollut keskeistä.

Vaikka prosessien luominen onkin vienyt aikaa, on se ollut vaivan arvoista. Se, mitä lähdettiin hakemaan, on saavutettu.

• Olemme hyvin tyytyväisiä. Tuntinetti helpottaa palkanlaskentaa, koska tieto tulee sen avulla selkeästi kirjattuna. Ei tarvitse enää lukea lääkärinkäsialoja, Lankinen naurahtaa.